Контрольное событие как залог успешности проекта

В мире существует много придуманных инструментов контроля проектов или каких-то других работ. В этом многообразии довольно просто потеряться и выбрать чересчур сложный или чересчур простой инструмент. При управлении проектом важно соблюдать пропорцию, как и в каждом другом деле. Это — залог сохранения управляемой изменяемости. Об одном из таких инструментов, которые экономят силы руководителя проекта и дают объективную адекватную информацию о течении работ мы и поговорим в этой статье.

Ключевая задача любого контроля — оперативное и адекватное количество трудозатрат и затрат на применение инструмента контроля в соответствии с решаемой задачей. Как правило, эта задача решается руководителем проекта в начале проекта, при его планировании. Это связано с тем, что необходимо определить бюджет всего проекта и сразу же выделить стоимость качества, чтобы им можно было управлять.

Качество — это совокупность свойств продукции, обусловливающих её пригодность удовлетворять определённые потребности в соответствии с её назначением.

Часто приходится сталкиваться с неправильным толкованием качества, но об этом мы поговорим в одной из следующих статей.

Как уже говорилось ранее, на первых этапах проекта руководитель проекта занимается планированием проекта, чтобы определить потребность в ресурсах, деньгах, времени и т.д. В рамках планирования рождается либо детальный, либо укрупненный план. Какой план лучше? Ответа на этот вопрос нет, так как все зависит от конкретной ситуации. Но независимо от того, занимает ли одна работа в таком плане 8 часов или 60, каждый план обладает ключевыми событиями проекта.

Ключевое событие проекта — это такое событие, которое оказывает существенное влияние на течение всего проекта.

В этой статье мы предлагаем пользоваться инструментом контроля проекта через мониторинг ключевых событий. Поскольку такие события все равно создаются руководителем проекта, стоимость такого решения не велика. Но эффективность его трудно переоценить.

Рассмотрим пример. Например, покупка автомобиля.

Разрабатываем план

  1. Снимаем сбережения с банковского депозита, складываем с наличными и получаем бюджет в 1 млн. руб.
  2. Находим список интересующих нас автомобильных дилеров и планируем поездки
  3. Ездим по автомобильным салонам, общаемся с менеджерами, используем тест-драйв, определяемся с конкретным автомобилем
  4. Вносим предоплату и ждем
  5. Забираем автомобиль, ПТС и оплачиваем оставшуюся сумму
  6. Едем в ГИБДД, встаем на учет
  7. Отмечаем покупку с друзьями

Как понять, что мы укладываемся в план по срокам и по деньгам? Это кажется очевидным. Но это потому, что в жизни мы каждый день управляем проектами, а в своей деятельности почему-то забываем проводить подобные аналогии. Мы советуем не забывать проводить аналогии с жизненными ситуациями!

Обратим внимание на наш план. Что для нас важно? Наличие денег перед покупкой и понимание окончательного бюджета — во-первых, окончательный выбор автомобиля — во-вторых, постановка на учет — в-третьих.

Как контролировать этот процесс? Очень просто: перечисленные нами события — это контрольные события (или проектные вехи). Прохождение через каждую такую веху обозначает прогресс. Сдвиг более чем на 5 рабочих дней можно считать уже критичным практически для любого проекта. Поэтому необходимо включаться в анализ уже на этой стадии.

Например, мы не смогли собрать нужную сумму. Это означает, что мы должны пересмотреть проект и либо уменьшить свои требования к автомобилю вплоть до выбора более бюджетной модели, либо закрыть проект и не покупать автомобиль вообще.

Если мы перебрали все известные нам марки и дилеров, но не нашли подходящего авто, мы также можем снизить требования, или закрыть проект.

Как вы думаете, что произойдет, если ваши деньги появятся позже? Закроется ли проект? Как это повлияет на весь процесс? Не выйдет ли за то время, что вы копите средства на покупку, новая модель? Не подорожает ли автомобиль? Не вырастет ли курс доллара?..

В общем и целом мы рекомендуем проводить аналогии выполняемых проектов для бизнеса и жизненных ситуаций, в которые вы попадаете. Это важно, и это помогает вам принимать верные решения!

Вам также может быть интересно

Добавить комментарий