Что такое офис управления проектами

Недавно к нам обратилась организация, которая имела перед собой цель построить офис управления проектами. Таково было требование, спущенное для них «сверху». Люди хотели получить совет в том, как правильно выстроить эту организационную единицу и на что обратить внимание. Интересно, но в нашей стране мало кто понимает, что такое офис управления проектами и для чего он необходим. Давайте попробуем разобраться.

В начале не было ничего, кроме идеи. А идея такова: под определенные задачи выделяется централизованное финансирование. И спонсор этих задач желает контролировать весь процесс расходования выделенных средств — от освоения бюджетов до достижения целей.

Соответственно, каждая новая задача должна превратиться в проект или межпроектную активность и управляться на уровне Проектного офиса. Здесь важно обратить внимание на то, что нужно не усердствовать слишком сильно, не выполняя каждую задачу как проект (наша характеристика проектов приведена на страницах этого сайта).

Мы неоднократно на страничках этого издания говорили о том, что деятельность делится на процессы и проекты. И если за процессы отвечают, как правило, линейные менеджеры, у которых даже мотивация построена на основе соблюдения норм процессов и процедур (см.статью об управлении качеством в процессах), то за проекты — проектные менеджеры. Часто в организациях, которые не достигли уровня зрелости, чтобы разделить эти два вида деятельности, линейные менеджеры выполняют обе эти роли (см.бизнес как проект). Как следствие — проваленные проекты или потеря управляемости процессами. Бывает и оба негативных последствия. Поэтому организации на этом этапе могут умирать — снижается качество продукции, а новые проекты, которые затевали для вывода новой продукции на рынок проваливаются. Нет клиентов, нет бизнеса.

Любая организация в определенный момент времени должна разделять два этих вида деятельности. Это важно, поскольку даже руководить этими видами деятельности должны люди различных типов (см.статью о компетенциях руководителя проектов). Одно дело контролировать и управлять показателями результативности процессов, и другое — стремиться достичь какой-то уникальной цели.

Однако, если у вас появилась цель открыть офис управления проектами — это еще не самое главное. Не спешите объявлять приказ об открытии такого подразделения. Необходимо все тщательно взвесить.

Как и любая другая уникальная деятельность, открытие проектного офиса также нуждается в полноценном проекте по организации. Помните примеры про устав проекта (например, покупка сумочки для девушк)? Мы надеемся, что вы заглянете по указанному адресу, чтобы определить, что же все-таки необходимо выполнить для открытия проекта.

Для начала разберемся с тем, что же такое офис управления проектами или проектный офис. Для этого снова обратимся к Wikipedia.org

Офис управления проектами (ОУП) или проектный офис — структурное подразделение организации, контрольно-координационный орган[1], который определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами. На Западе, в отличие от проектного офиса (англ. project office), офис управления проектами (англ. project management office) является структурой, которая отвечает за управление проектами, а не отдельным проектом

Итак, это некоторый отдел, который занимается управлением портфелем проектов. В портфель проектов могут входить программы проектов, другие портфели проектов, проекты. Задачей Проектного офиса является синхронизация выполняемых проектов со стратегическими задачами организации. То есть он должен отвечать за то, что каждый проект под его управлением соответствует целям компании и сохраняет верность им до самого завершения каждого проекта, портфеля или программы. Это очень важный аспект деятельности офиса управления проектами.

Какие ключевые аспекты деятельности существуют в деятельности Проектного офиса:

Сбор сведений об идеях и предпосылках создания проектов. Это способы сбора информации о том, что компании мог бы быть полезен какой-то проект. Например, это участие в заседаниях по качеству, участие в анализе бизнес-процессов или участие в стратегических сессиях организации. Кроме того, Проектный офис должен быть погружен в контекст организации, что также является немаловажным аспектом его деятельности. Все цели и задачи организации должны быть доведены до сотрудников офиса управления проектами.

Селекция проектов. Мало обнаружить потенциальную проектную возможность или угрозу. Важно еще и определить, есть ли необходимость в работе над этим проектом. Например, может быть неэффективно выполнять проект по строительству нового здания, а на текущий момент выгоднее пользоваться старым, или арендовать помещение. Кроме того, необходимо определить стратегию управления проектом в части финансовой составляющей — является ли проект затратным, инвестиционным или прибылеобразующим. Только проведя аналогии с потребностями организации, можно ставить проект, программу или портфель в управление портфелем, которым занимается Проектный офис. Таким образом обеспечивается достижение цели — соблюдение стратегии организации. В некоторых компаниях такую роль играют специальные комитеты, в других — доска с выписанными активностями и голосования участников. Важно, чтобы все проектные активности были понятны и взаимоувязаны с глобальными целями.

Управление ресурсами. Многие Проектные офисы занимаются управлением ресурсами — распределением их между проектами с учетом необходимой квалификации, потребности, запросов руководителей проектов. Соответственно, в их обязанности входит сбор, анализ и предоставление информации о ресурсах компании, готовых к участию в проектах или участвующих в них.

Управление технологиями и проектными методиками. Каждый офис управления проектами хранит, анализирует и модифицирует методологию управления проектами. Это происходит в том числе в рамках системы менеджмента качества. Ведь именно в Проектном офисе больше всего материалов, необходимых для новых руководителей проектов или участников проектных групп, которые входят в проекты в организации. Именно они накапливают ценнейшие знания в рамках процедур завершения проектов (анализ и выводы по итогам проекта). Именно они принимают сложные методологические решения в том или ином случае. Поэтому эта функция является одной из наиболее важных в деятельности офиса управления проектами.

Управление информационными технологиями управления проектами. Очень важной задачей управления проектами в Проектном офисе является информатизация. При наличии разнородной структуры проектов практически невозможно получить объективную, адекватную и непротиворечивую информацию о проектах. А между тем, это важная составляющая работы Проектного офиса, которая также позволяет существенно сократить трудозатраты. Каждая организация по-своему подходит к данному вопросу — кто-то выбирает де-факт профессиональный стандарт MS Project, кто-то создает собственное программное обеспечение, кто-то приобретает решения на платформе «1С:Предприятие», кто-то использует свободного бесплатное и условно-бесплатное программное обеспечение. У каждого из этих вариантов есть свои достоинства и недостатки. Поэтому организация при проектировании работы Проектного офиса должна опираться на собственные цели и задачи, а также тип офиса управления проектами (об этом чуть ниже).

Содержание базы знаний. Каждая организация должна накапливать знания. В том числе, в сфере проектного управления — это как хорошие решения и практики, так и негативный опыт. При этом руководители проектов, программ, портфелей должны иметь свободный доступ к этой базе знаний, чтобы своевременно принимать верные решения. Выбор вида и типа такого инструмента также зависит от организации.

Контроль и мониторинг. Самая очевидная функция Проектного офиса — представление отчетности руководству о состоянии проектов. В том числе методами освоенного объема (EVM), методами контрольных точек и другими методами. Мы не будем углубляться в этот вопрос, так как он довольно очевиден.

Важно также понимать, что проектные офисы бывают трех типов

  1. Поддерживающие — оказывают в основном интегрирующую функцию и представление отчетности, полная власть находится у руководителей проектов
  2. Управляющие — помогают руководителям проектов управлять, берут на себя некоторые работы по управлению проектами
  3. Директивные — управляют проектами, руководители проектов в этом типе являются больше администраторами процессов управления

Основные шаги при открытии офиса управления проектами мы рассмотрим в следующих статьях.

Вам также может быть интересно

Добавить комментарий