Бюрократия или человеческие отношения — что выбрать?

До боли знакомая ситуация — заказчик говорит, мол, мы с тобой хорошо друг друга знаем, никаких проблем не будет никогда, зачем нам эта бюрократия? Давай, говорит, договоримся на словах — и вперед. Считаете ли вы, что это допустимая ситуация? Нужно ли, на ваш взгляд, договариваться на словах? В этой статье мы рассуждаем на эту тему, чтобы предложить наиболее рациональный, на наш взгляд, выход из этой ситуации.

Так сложилось, что люди не любят бумагу. А некоторые люди — и электронную «бумагу». Нет, разумеется, они не любят не саму бумагу, а то, что на ней написано. Иными словами — документ.

Отсюда появляются подобные предложения, как описано в начале статьи, и отсюда же — большинство проектных проблем, с которыми сталкиваются руководители проектов.

Так почему же люди так не любят документы?

Снова обратимся к горячо любимой нами Википедии:

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Итак, мы видим, что документ — это:

  • Образец — то есть то, чему следует подражать; это говорит о том, что требуются дополнительные трудозатраты на выполнение адаптации под образец каких-либо материалов, а ведь можно и не заниматься этим, не правда ли?
  • Свидетельство, доказательство — нечто, что может изобличить кого-то или что-то; например, неверно принятое решение в структурах, где за это наказывают (согласовали какие-то цели проекта, а собственник имел в виду другое, и когда это вскроется — будет жутко недоволен этим фактом)
  • Материальный объект — то есть что-то, что содержит реальные подписи, сложено где-то и хранится у какого-то материально ответственного за него лица; иными словами, надежды, что он затеряется довольно мало, а значит, он точно появится в самый неподходящий для человека момент и разрушит его карьеру (сюда можно подставить какое угодно негативное последствие)
  • Содержит информацию — документ включает в себя однозначное трактование тех или иных фактов, которые могут быть нежелательны для человека по какой-то причине, или он бы хотел скрыть эти факты; при этом толкование может и не быть однозначным, но опасения все равно вызывает
  • Предназначенный для ее передачи во времени и пространстве — в век информационных технологий, когда есть электронная почта и интернет, зачем нам нужны какие-то документы; мы можем договориться пока идем по лестнице — это будет быстрее и проще, чем писать документ; а о его положениях мы расскажем на планерке

Интересно, что в большинстве корпоративных культур до сих пор электронная почта не является полным аналогом документа. Соответственно, у сотрудников таких предприятий нет к ней доверия, и нет понимания, что существует ответственность за предоставление информации, направленной средствами электронной почты. Это установленный факт. Человек до тех пор может предоставлять ложную и противоречивую информацию в зависимости от настроения, да и чего угодно другого, пока ему не предложат поставить свою подпись в документе. У него срабатывает рефлекс о том, что за это его могут наказать, поощрить, или что-то еще сделать. И мгновенно появляется большое количество замечаний к документам, начинают появляться новые факты и в целом качество документа растет.

Так что же движет людьми при отказе от подписания документов? С чем приходится сталкиваться руководителям проектов при управлении их проектами?

Подведем итог.

  1. Документ — это факт, фиксировать который заказчику может быть не выгодно
  2. Документ — источник дополнительных трудозатрат
  3. Документ — инструмент наказания

Защищаясь от этих последствий составления документов, сотрудники часто пытаются устраниться от документов. Избежать до последнего необходимости что-либо подписывать или согласовывать. В ход идут убеждения (нам это не нужно; у нас сжатые сроки и пр.) и манипуляции (мы вам доверяем; вы же профессионал, зачем вам документы) и прочие инструменты, при помощи которых люди добиваются своего.

Как с этим быть? Каждый раз, с каждым новым заказчиком придется искать новый путь решения этой задачи. Есть несколько позитивных особенностей использования документа

  • Документ — это средство подтверждения правильности сказанных слов
  • Документ — это средство коммуникации, его можно отправить людям, которые будут входить в команду проекта вновь
  • Документ — это сохранность для истории принятых решений и того, что было
  • Документ — это арбитр отношений

Наш опыт проектного менеджмента показывает, что шантажировать людей не стоит. Да и вообще, шантаж — последнее дело, до которого стоит доходить. Конструктивный диалог и обсуждение является наиболее результативным действием в данном случае. Часто, особенно, в крупных корпорациях, помогает отсылка на внутренние или внешние стандарты (PMBoK, ГОСТ, приказы или регламенты по предприятию и пр.). Но, к сожалению, не всегда.

Чем больше зафиксировано на бумаге — тем лучше. Таков наш опыт. С другой стороны, очевидно, что если проект длится 1 месяц, то документировать каждый шаг — прибавка 100% к сроку, а то и больше. В  таких случаях следует избирательно подходить к документированию. В конце концов, в плане управления проектом вы можете изложить, что доверяете сообщениям электронной почты. А написать пару строк о том, что вы договорились, и получить положительное подтверждение — это не стоит много времени и сил.

Но помните, чем дальше от вас заказчик в юридическом смысле — тем больше фактов должно быть засвидетельствовано, какими бы хорошими отношениями вы не располагали.

Успешных и ярких вам проектов, друзья.

Вам также может быть интересно

Добавить комментарий